#OPINIÓN│Dr. José Gregorio Figueroa: Las reuniones de trabajo

La inefectividad de las reuniones sin previa planificación ni organización, es sin duda, un asunto por resolver en las organizaciones ya que afectan el normal funcionamiento, ocasionando pérdida de tiempo, que se refleja en desorden, falta de autoridad, y el no conseguir los resultados esperados.

Las reuniones comienzan mal, se hacen tediosas, largas, aburridas, con marcada tendencia al abuso del tiempo.
Hay estudios que señalan que cerca del 40% del tiempo se van en reuniones improductivas.

Las reuniones son infectivas por:

No son planificadas ni organizadas, se pierde la evaluación y seguimiento al no designarse a un coordinador de las reuniones, quien maneje la agenda del día, el tiempo, que sea amable y cordial para detener los excesos de intervenciones sin ideas clara, para ello se les pide: cual es su punto, por favor?, Se debe llegar a un resumen de la actividad, conclusiones, información sobre la próxima reunión con las personas necesarias para el debate.

Las reuniones son invitaciones al personal de diferentes direcciones de la organización a fin de discutir puntos de común interés y del cual deben llevarse a conclusiones.

Una reunión bien organizada permite llegar a la toma de decisiones sobre temas de interés que requieren ser discutidos para dar a conocer aportes necesarios.

Debe limitarse el uso de tablets y celulares que entretienen a los asistentes y solo se justifican si son usados para comentarios agendados.

Las reuniones deben ser moderadas con amabilidad y cortesía a fin de estimular la participación de los invitados.

Por último, aunque parezca probablemente poco reconocidas, son las reuniones de trabajo organizadas las que van a permitir el uso racional del tiempo y la toma de decisiones acertadas.

Así que prepárenlas, pongan interés y sobre todo aprovechen su potencial.

Dr José Gregorio Figueroa
@Figueroazabala
Email: figueroazabala@gmail.com

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